Am Ende eines jeden Monats müssen Sie als Unternehmen eine Lohnabrechnung erstellen, wenn Sie Angestellte beschäftigen. Wir zeigen Ihnen, worauf es dabei zu achten gilt und klären die Frage, ob es sinnvoll ist, selbst die Lohnabrechnung erstellen zu wollen. Erfahren Sie ausserdem, welche Vorteile es geben kann, wenn Sie die Lohnabrechnung an einen Profi auslagern.
Im Zuge der Personaladministration müssen Sie als Arbeitgeber am Ende eines jeden Monats die Lohnabrechnung erstellen. Die Lohnabrechnung selbst ist das Dokument, welches alle Angaben über die Zusammensetzung des Lohns Ihrer Arbeiter und Angestellten innerhalb des jeweiligen Abrechnungszeitraumes enthält. Dazu können neben dem vertraglich vereinbarten Grundgehalt auch Zulagen und Zuschüsse sowie Abzüge, Vorschüsse, Abschlagszahlungen oder sonstige Vergütungsbestandteile zählen. Die Lohnabrechnung kann auch als Gehaltsabrechnung, Salärabrechnung oder Entgeltabrechnung bezeichnet werden.
Spätestens mit dem ersten Mitarbeiter oder der ersten Mitarbeiterin, die Sie in Ihrem Unternehmen einstellen, sollten Sie sich mit dem Lohnabrechnung Erstellen beschäftigen. Der Sinn und Zweck einer Lohnabrechnung ist es, die an Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ausgezahlten Löhne und Gehälter sowie die damit verbunden Steuern und Sozialabgaben gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können. Dabei gibt es folgende gesetzliche Bestimmungen zu beachten:
· Nach dem OR Art. 323 b Abs. 1 hat jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin ein Recht auf eine schriftliche Lohnabrechnung.
· In der Lohnabrechnung müssen alle Details zum ausgezahlten Lohn, wie beispielsweise Brutto- und Nettolohn sowie Zu- und Abschläge
eindeutig und nachvollziehbar enthalten sein.
· Wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen, müssen Quellensteuer und Sozialversicherungsbeiträge vom Bruttolohn abgezogen
sowie etwaige Familienzulagen vorgeschossen werden.
In der Regel sind Arbeitgeber verpflichtet, den Lohn am Ende eines Monats auszuzahlen und müssen dementsprechend auch dann eine Lohnabrechnung erstellen. Nach Art. 323 OR können unter bestimmten Umständen auch andere Fristen und Auszahlungszeitpunkte vereinbart werden.
Arbeitgeber haben die Verantwortung für die korrekte Erstellung der Lohnabrechnung. Aus diesem Grund sollte sie von kompetenten Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen beziehungsweise einem vertrauenswürdigen Treuhänder mit äusserster Sorgfalt erstellt werden. Wenn Sie selbst eine Lohnabrechnung erstellen, sollten Sie daher darauf achten, dass diese alle relevanten Angaben enthält.
Dazu zählt neben den allgemeinen Angaben wie der Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers auch die detaillierte Zusammensetzung des Lohns. So müssen sowohl Stunden- oder Monatslöhne, Feiertagsentschädigungen und eventuelle (Schicht-) Zuschläge als auch die Sozialabgaben und sonstige Lohnabzüge auf der Lohnabrechnung ersichtlich sein.
Als Unternehmen haben Sie drei Möglichkeiten, wenn Sie für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Gehaltsabrechnung erstellen wollen:
1. Selbst die Lohnabrechnung erstellen mit einer Vorlage
2. Lohnabrechnung erstellen mit einer Software
3. Auslagern der Erstellung der Lohnabrechnung an einen externen Treuhänder.
Grundsätzlich sind laut Gesetzgeber keine bestimmten Qualifikationen erforderlich, um eine Lohnabrechnung erstellen zu können. Dementsprechend darf jeder Arbeitgeber sowohl eigenhändig die Lohnabrechnung erstellen als auch einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit dem Lohnabrechnung Erstellen beauftragen.
Für jeden Angestellten und jede Angestellte muss eine individuelle Lohnabrechnung erstellt werden. Die meisten mittelgrossen bis grossen Unternehmen beschäftigen daher ganze Abteilungen mit der Erstellung der Lohnabrechnungen. Alternativ wird das Erstellen der Lohnabrechnung auch oftmals an externe Buchhalter ausgelagert.
Bei kleineren und mittleren Betrieben mit weniger Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ist das Lohnabrechnung Erstellen weniger zeitaufwendig. Dennoch bedarf es eines entsprechenden Fachwissens, um die Lohnabrechnung für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin korrekt erstellen zu können. Hilfreich sind dabei eine entsprechende Lohnabrechnungs-Vorlage oder ein spezielles Softwareprogramm für die Lohnabrechnung.
Möchten Sie die Lohnabrechnung selber machen oder von einem Ihrer Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin erstellen lassen, so kann das auf den ersten Blick vielleicht die kostengünstigere Variante sein. Bedenken Sie dabei aber, dass derjenige oder diejenige, welche sich um die Lohnabrechnung in Ihrem Unternehmen kümmert, über ein entsprechendes Spezialwissen in der Lohnbuchhaltung verfügen sollte. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Lohnabrechnungen der einzelnen Mitarbeiter fehlerfrei erstellt werden.
Dabei müssen nicht nur unterschiedliche Angestelltenverhältnisse innerhalb der Belegschaft berücksichtigt werden, auch laufende Gesetzesänderungen und Bestimmungen müssen stets beim Lohnabrechnung Erstellen beachtet werden. Fehlerhafte Lohnabrechnungen können nicht nur zu Unzufriedenheit bei den eigenen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen führen, bei groben Verstössen droht möglicherweise sogar erheblicher Ärger mit dem Steueramt oder den Sozialversicherungsbehörden.
Möchten Sie die Lohnabrechnung für Ihre Angestellten nicht selbst erstellen, so können Sie diese entsprechend auslagern. SEBONA Treuhand, Ihr Buchhaltungsbüro in Zürich, als kompetenter und erfahrener Treuhänder übernimmt zuverlässig für Sie das Erstellen der Lohnabrechnung. So schonen Sie nicht nur wertvolle Kapazitäten innerhalb Ihres Unternehmens und können diese für Ihr Tagesgeschäft nutzen, Sie geben auch gleichzeitig die Verantwortung für eine korrekte und fehlerfreie Lohnabrechnung an uns als Ihren vertrauenswürdigen Partner ab.
Das Einzige, was Sie dann noch zu tun haben, ist die pünktliche Weitergabe aller relevanten Informationen, aus denen wir für Sie und Ihre Beschäftigten die Lohnabrechnung erstellen können. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie zukünftig Ihre Lohnabrechnung erstellen lassen möchten. Wir beraten Sie gerne umfassend und ausführlich und beantworten all Ihre wichtigen Fragen im Vorfeld.