Sobald ein kaufmännisches Geschäftsjahr vorbei ist, muss man einen Jahresabschluss erstellen. Durch einen Jahresabschluss kann man feststellen, wie erfolgreich ein Unternehmen in diesem Geschäftsjahr war. Liegt einem das Ergebnis des Jahresabschlusses vor, kann man Massnahmen ergreifen und sein weiteres Handeln überdenken. Hier bekommen Sie eine Übersicht, wie Sie einen Jahresabschluss erstellen können. Selbstverständlich gehen wir Schritt für Schritt vor, sodass Sie Ihren Jahresabschluss anhand einer Checkliste erstellen können.
Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, nach Abschluss eines kaufmännischen Geschäftsjahres einen Jahresabschluss zu erstellen. Anhand des Jahresabschlusses kann der Unternehmer erkennen, wie die finanzielle Situation ist. Kapitalgesellschaften, eingetragene Genossenschaften, Personengesellschaften und verschiedene Zweigniederlassungen müssen demnach eine Erstellung des Jahresabschlusses vornehmen. Doch ein Jahresabschluss wird nicht nur erstellt, um die finanzielle Situation eines Unternehmens festzustellen. Auch wird ein Jahresabschluss erstellt, damit das Steueramt die Steuern festlegen kann.
Eine Jahresabschlusserstellung ist darüber hinaus wichtig für die Teilhaber oder Mitarbeiter, denn diese bekommen nicht selten erfolgsabhängige Auszahlungen. Wenn die Buchhaltung das Geschäftsjahr abschliesst, werden alle verbuchten Geschäftsvorfälle bestätigt. Erstellt man einen Jahresabschluss, wird also das komplette Geschäftsjahr dokumentiert. Die perfekte Basis, um Vergleiche mit vorherigen Jahresabschlüssen zu ziehen und umfassende Analysen zu erstellen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Jahresabschluss zu erstellen. Kapitalgesellschaften müssen eine Bilanz und eine Erfolgsrechnung, sowie einen Anhang erstellen, während Einzelunternehmen und Personengesellschaften bis zu einer Umsatzgrenze von 500‘000 Sfr. pro Jahr nur eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in vereinfachter Form erstellen müssen. Beauftragen Sie Sebona Treuhand, wenn auch Sie einen Jahresabschluss erstellen müssen. Genauer gesagt müssen Unternehmen eine Bilanz erstellen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Je nachdem, welche Gesellschaftsform vorliegt, müssen ausserdem ein Anhang, ein Lagebericht oder eine Kapitalflussrechnung abgegeben werden. In der Regel gilt: Je grösser ein Unternehmen ist, desto mehr Anforderungen werden gestellt. Freiberufler und Kleingewerbetreibende müssen zum Beispiel nur eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorlegen.
Möchte man möglichst schnell seinen Jahresabschluss erstellen, ist eine gute Vorbereitung der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen unabdingbar. Sämtliche Belege, Verträge oder Dokumente müssen bei einem Jahresabschluss vorliegen. Im Folgenden wollen wir Ihnen einige Vorbereitungsmassnahmen mitteilen:
· Digitalisieren Sie relevante Belege
· Suchen Sie fehlende Belege oder ersetzen Sie diese
· Erfassen Sie alle Verträge
· Prüfen Sie die Fahrtenbücher
· Führen Sie eine Inventur durch
· Buchen Sie Abschreibungen und Rückstellungen
· Prüfen Sie, ob Ihr Banksaldo mit der Buchhaltung übereinstimmt
· Stimmt der Saldo Ihrer Bargeldkasse mit Ihrem Kassenbuch überein?
· Sind alle Löhne und Sozialversicherungen korrekt verbucht?
Die Vorbereitung für die Erstellung eines Jahresabschlusses ist meistens sehr zeitintensiv. Aus diesem Grund sollten Sie viel Zeit einplanen, wenn Sie die Belege und Dokumente für Ihren Jahresabschluss heraussuchen. Für eine ordentliche Buchhaltung gibt es mittlerweile unzählige Buchhaltungsprogramme. Welches Programm Sie nutzen wollen, entscheiden Sie. Vor allem, wenn Sie einen Jahresabschluss erstellen, kann ein solches Programm wertvolle Zeit sparen.
Haben Sie bereits alle Punkte aus der oben aufgeführten Checkliste ausgeführt, alle Geschäftsvorfälle und Löhne des Jahres gebucht, geht es mit der Abstimmung und Plausibilisierung der einzelnen Finanzbuchhaltungskonten weiter.
Wenn Sie einen Jahresabschluss erstellen, sollte jedes Konto in der Bilanz mit einem Beleg nachweisbar sein. So zum Beispiel dient der Zins- & Saldoausweis Ihres Bankkontos per 31.12. bzw. per Ende Ihres Geschäftsjahres, als Nachweis für Ihr Finanzbuchhaltungskonto für die Bank.
Prüfen Sie, ob die die Salden auf den Konten der Forderungen (Debitoren) und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditoren) korrekt sind. Schauen Sie also, wenn Sie einen Jahresabschluss erstellen, die einzelnen offenen Rechnungen an und prüfen Sie, ob diese tatsächlich noch offen sind und ob diese auch vollständig sind.
Vergewissern Sie sich, dass auf Ihren Anlagekonten keine Positionen mehr aktiviert sind, die vielleicht gar nicht mehr im Unternehmen vorhanden sind.
Haben Sie alle Bilanzkonten geprüft und können Sie deren Saldo mittels Belegnachweis bestätigen, gehen Sie in die Erfolgsrechnungskonten über. Überprüfen Sie hier im Speziellen, ob auch tatsächlich alle Umsätze des Jahres eingebucht wurden und ob auch eine etwaige Mehrwertsteuer korrekt erfasst wurde.
Besonders in den Konten des übrigen Betriebsaufwandes, wie zum Beispiel im IT-Aufwand oder bei Lizenzkosten und Versicherungen, finden sich oft Aufwände, die bereits für das nächste Jahr sind. Solche Positionen sollten Sie transitorisch abgrenzen, wenn Sie einen Jahresabschluss erstellen.
Haben Sie alle Konten plausibilisiert, können Sie einen Blick auf den Vorjahresvergleich werfen. Fallen Ihnen Besonderheiten wie z.B. grosse Abweichungen auf, dann prüfen Sie, ob Sie eine plausible Erklärung dafür haben, oder ob sich vielleicht doch noch ein Fehler in Ihren Jahresabschluss eingeschlichen hat.
Haben Sie dies alles beachtet, so ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass Ihr Jahresabschluss stimmig ist. Je nach Gesellschaftsform können Sie nun noch Ihren Anhang erstellen und anschliessend das Geschäftsjahr in der Buchhaltung schliessen. Passen Sie jedoch auf, dass Sie das Geschäftsjahr nicht zu früh abschliessen. Bei manchen Systemen lässt sich das Buchhaltungsjahr nicht mehr oder nur schwer öffnen. Finden Sie dann also nach Abschluss noch einen Fehler, könnte Sie dies vor eine Herausforderung stellen. Warten Sie also mit dem Systemabschluss so lange wie möglich.
Damit kein Stress aufkommt, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen, sollten Sie die Abschlussarbeiten regelmässig durchführen. Schieben Sie diese Aufgaben nicht auf, sondern gehen Sie ihnen regelmässig nach. Am besten, Sie planen dafür einen Tag im Monat ein, um am Tag des Jahresabschlusses jede Menge Zeit zu sparen. Achten Sie auf eine sorgfältige Dokumentation und erledigen Sie diese Tätigkeiten regelmässig. Fühlen Sie sich bei diesem Thema vollkommen überfordert? Sebona Treuhand hilft Ihnen gern, wenn Sie einen zuverlässigen Partner suchen, der Ihnen den Jahresabschluss erstellen kann. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und vereinbaren Sie direkt einen Termin, damit Sie die gesetzlichen Fristen zur Abgabe nicht verpassen.